نظام للمعلومات

نظام مخازن > مكونات و وظائف

مجموعة نظم ادارة و مراقبة المخزون


يحتوي نظام مخازن على مجموعة من البرامج تختصّ كل واحد منها بمجموعة وظائف مرتبطة حسب أنواعها و الأقسام التي لها علاقة بها، و تنقسم كالتالي:

دليل المعدات و البنود -   رصد المعدات و مواصفاتها وقطع غيارها ، كذلك بنود مواد التشغيل و المنتجات و بنود الأغراض العامة.
 

طلبيات البنود - ومناولة عمليات الطلب على البنود من المصانع و الإدارات، و إعداد الطلبيات الألية السنوية و الطلبيات الآلية لأغراض العمرة. المناقلة بين بنود الطلبيات وا عادة توزيع كمياتها.
 

مراقبة مخزون مواد قطع الغيار و التشغيل، ومناولة عمليات الصرف و الاستلام.
 

مراقبة مخزون الانتاج الجاهز، و عمليات الصرف و الاستلام للمنتجات الجاهزة.
 

تقارير و احصائيات - مختلف أنواع التقارير و الاحصائيات بما فيها احصائيات الجرد السنوي.
 

شاشات حالة المخزون و الطلبيات - شاشات المراقبة للإستخدام من قبل المصانع و الادارات المعنية بالمخزون للإطلاع الفوري و المباشر على حالة المخزون و الطلبيات.
 

ادارة عمليات النظام:
إعداد النظام لسنة افتتاحية جديدة،
الأمنية و صلاحيات الاستخدام.
الصيانة الجماعية للبيانات و الترحيل للملف التاريخي.
إعدادات الترقيم الآلي لأنواع العمليات.

دليل المعدات

و فيه يتم ادراج المعدات و الآليات، و مواصفات كل واحدة منهم، كذلك بيانات الشركات الموردة لكل معدة.

 دليل المعدات يرتبط لاحقا بقطع الغيار التي يتم رصدها في دليل البنود. و نظرا لأهمية وجود بيانات دقيقة عن المعدات و قطع غيارها بالنسبة للمصانع والورش و القائمين على عمليات الصيانة؛ فقد تم التركيز على ايجاد عدة طرق لاستعراض هذه المعدات و قطع الغيار التابعة لكل معدة أو آلية، كذلك قطع التي تتبع معدات أخرى و لكن تماثلها. مع ربط مباشر بأرصدة المخزون لهذه البنود، و الطلبيات القائمة و الكميات المستلمة.

أيضا فقد تم تسهيل عمليات البحث عن المعدة من خلال خيارات ترتيب المعدات عند استعراضها، و من خلال البحث عنها بواسطة أية جزئية من بياناتها أو حتى بواسطة بضعة أحرف من أية خانة من خانات البيانات الخاصة بها.

دليل المواد

  • عرض البيانات بحسب المخزن أو الفئة.
  • رصد كافة البيانات عن كل بند.
  • ترتيب البنود بحسب أرقامها لسهولة البحث.
  • ربط كل بند بالمعدة أو المعدات التي تتبعها.
  • استعراض مباشر للطلبيات القائمة على البند، أو حركات الصرف و الاستلام الخاصة بها، أو المعدات التي تتبعها.
  • إمكانية البحث عن البند بواسطة جزء من الرقم أو رقم المصنع أو مواصفاته.
  • إمكانية تغيير وحدة الصرف للبند ، و تعديل الكميات آليا.
  • رصد و استعراض البنود الملغاة و تاريخ و سبب الإلغاء.
  • عرض البنود بحسب المعدة التي تتبعها.

 

نظام اصدار الطلبيات

يقوم نظام مخازن برصد الطلبيبات التي ترد من  مختلف الأقسام و تسجيل كمياتها، مع بيان المعلومات الكاملة عن كل طلبية مثل نوعها و مدى أولويتها و الجهة الطالبة و المركز الذي سيتم تحميل الطلبية عليه، علاوة على بيانات الأفراد الذين قاموا بإعداد الطلية أو قاموا باعتمادها.

يتم ترقيم الطلبيات آليا و فق نوع الطلبية و المخزن ورموزها التي تحدد لها مسبقا. البنود في الطلبيات يتم ادراجها من واقع كاتالوج البنود و ترفق معها آليا بيانات كل بند و المعدة التابعة لها؛ دون الحاجة إلى كتابة مواصفات هذه البنود من جديد.

و يتيح نظام مخازن مرونة كاملة في التعامل مع ملفات الطلبيات، حيث يمكن تعديل الطلبية بعد إدراجها أو إلغاؤها و فق الشروط التي تضمن عدم الإخلال بتوازن أو تكامل باقي العمليات المرتبطة بها أو الناتجة عنها كأوامر الشراء و الاستلام و الصرف. و يتم تحديث الكميات المستلمة و تلك القائمة آليا وفق عمليات الاستلام.

طباعة الطلبيات

يتم طباعة الطلبيات و فق النموذج المعتمد من قبل الجهة، و بطريقة تتيح ترتيب البنود و فق معداتها ثم وفق الشركات المصنعة، لتسهيل عمليات أوامر الشراء. أيضا يمكن طباعة كل طلبية على حدة أو إنتقاء الطلبيات المطلوبة وطباعتها دفعة واحدة. كما يتيح نظام مخازن مرونة اضافية أكبر من خلال تحويل الطلبيات المختارة على ملفات الجداول الإلكترونية "اكسل" ؛ و ذلك لإتاحة المزيد من الحرية لضبط و إعادة تنسيق محتوى الطباعة، أو نسخها و توزيعها الكترونيا للمراجعة الجماعية لها.

نظام التدخل المباشر

نظام للتدخل المباشر لتغيير كمية الطلبيات، كإجراء احترازي ، و ضمن ما يلزم من الشروط أمنية و الصلاحية المعطاة، و ذلك لتدارك أية أخطاء تكون قد نتجت عن عمليات متراكمة لمناقلة الكميات بين البنود أو تكرار رفع و خفض كميات  الاستلام بالزيادة، أو تغييرات في وحدة الصرف، عوضا عن الارتباكات التي قد تحدث لقاعدة البيانات نتيجة أعطال طارئة.

نظام الإصدار الآلي للطلبيات السنوية

يمكن هذا النظام من اعداد الطلبيات آليا للبنود والكميات المتوقع استهلاكها على مدى سنة قادمة، و ذلك بحساب متوسط البنود المصروفة لمجموعة سنوات سابقة. قائمة البنود المقترحة الذي يقوم بإعدادها تكون قابلة للتعديل  بالتغيير أو الاضافة او الالغاء، و يمكن تحويلها الى ملف "اكسل" لتوزيعها و طباعتها و مراجعتها مع الاقسام المعنية.

أيضا فإن النظام يقوم بصياغة طلبيات الشراء من واقع هذه القائمة و تجميع بنودها حسب المعدات و حسب الموردين، و تجميعها في مسودة لمزيد من المراجعة قبل ترحيلها الى ملف الطلبيات.

الاصدار الجماعي للطلبيات

لأغراض الطلبيات المكثفة التي تعدّ لمواجهة احتياجات الصيانة الدورية أو الطارئة ؛ يمكن هذا النظام من تجميع البنود المراد طلبها في مسودة قابلة للمراجعة و التعديل من قبل الأقسام المعنية، قبل ترحيلها دفعة واحدة لملف الطلبيات.

نظام مراقبة الإستلام

صمم نظام اصدار أذونات الاستلام بحيث يتم ربطها مع الطلبيلت الفعلية التي سبق اصدارها. ترقيم آلي لمستندات الاستلام بحسب نوع الاستلام و نوع المخزن.

نظام رفع و خفض الطلبيات

لتعديل كميات بنود الطلبيات الصادرة، وذلك لمواجهة أي طارئ ينتج عنه تغيير الكميات بعد اصدار الطلبية أو عند استلامها، و فق المستندات الخاصة بذلك.

نظام مناقلة الكميات بين البنود

من أجل مطابقة الطلبيات بالاستلام الفعلي أو المتوقع للبنود نتيجة تغير المواصفات أو تداخل عمليات أوامر الشراء أو عمليات التوريد. يتيح هذا النظام مرونة نقل أو توزيع الكميات من بند إلى بند آخر أو أكثر، مع بيان المستندات الداعمة و الملاحظات الخاصة بها.

نظام مراقبة الصرف

تتم عمليات الصرف ضمن نظام يتحدد فيه نوع عملية الصرف و البنود التي سيتم صرفها وفق دليل المواد التي تم تحديدها مسبقا.

أذونات الصرف يتم ربطها بمراكز التكلفة الخاصة بها، و يتم ترقيمها آليا بحسب نوع المخزن و نوع الصرف. كما أن الكميات تصرف من البنود يتم إخضاعها لشروط توفر الرصيد وعدم تأثيرها على الكميات الاحتياطية أو المحجوزة في المخزون، كذلك يراعى فيها الكميات المصروفة سابقا حسب الإدارة أو الآلية.

مراعاة قيود الصرف و ربطها بالكميات المتوفرة أو المحجوزة.

نظام الصرف للمنتجات الجاهزة

بالنسبة للمنتجات الجاهزة يتم الأخذ في الاعتبار أذونات البيع الفعلية ، بحيث يتم ربطها بعمليات الصرف، رفق البيانات الخاصة بالمستهلكين.

حركة المخزون

كافة عمليات حركة المخزون من صرف و استلام يمكن استعراضها من خلال بطاقة الصنف التي تحوي سردا مفصلا لحركة البند خلال السنة الجارية أو عبر سنوات سابقة، متضمنة للرصيد الافتتاحي و الختامي لكل سنة. كما أن كل عملية إدخال أو تعديل أو إلغاء يتم رصدها في ملف منفصل؛ يسجل فيه نوع العملية و البيانات التي تم تعديلها و المستخدم الذي قام بالعملية و تاريخ و ساعة إجراء العملية. و من أجل تمييز البنود المتحركة من تلك الراكدة يتم تسجيل أول عملية استلام و آخر عملية صرف لكل بند.

شاشات استعراض المخزون

شاشات استعراض المخزون، تتيح لمستخدميها الإطلاع على مستويات رصيد البنود في المخزون، و حالة الطلبيات الصادرة، كذلك المعلومات الخاصة بكل بند من مواصفات و موردين و أسعار. هذه الشاشات تكون في خدمة الإدارات و الوحدات ذات العلاقة مثل المصانع و أقسام المبيعات و المشتريات أو الإدارات العليا من أجل المتابعة و المراقبة.

إدارة الاستخدام

من خلال نظام إدارة المستخدمين يتم تحديد المستخدمين المصرح لهم باستخدام المنظومة ـ وتحديد نطاقك  كل واحد منهم ، كذلك أنواع المخازن المسموح لهم بالنفاذ اليها ، و أنواع العمليات المخول لهم القيام بها.







 




آخر تحديث في 26 5 2005